Aankoop

De aankoopafdeling kan met HospitalAX haar rol als centrale leverancier van goederen en diensten in de zorgorganisatie op zich nemen. Het volledige aankoopproces wordt ondersteund en bewaakt, van aanvraag tot en met facturatie. Goederen en diensten, contracten, prijsafspraken en leveranciers worden zowel strategisch als operationeel beheerd om zo tot een succesvolle dienstverlening te komen.

Geïntegreerd leveranciers- en artikelbeheer

HospitalAX is een geïntegreerd softwaresysteem dat alle informatie in verband met aankoop en logistiek, financieel en facilitair beheer centraliseert. Hierdoor kunt u als aankoopafdeling uw rol als centrale leverancier van goederen en diensten volledig op u nemen. Door de invoer van geautomatiseerde transversale werkstromen wordt een doorgedreven automatisering mogelijk met een doelmatige en verantwoorde besteding van de beschikbare budgetten.

Interne en externe aankoopcatalogi

Interne en externe aankoopcatalogi laten toe om goederen en diensten te groeperen zodat deze op een zeer visuele en intuïtieve wijze door de ziekenhuismedewerkers intern kunnen worden aangevraagd en door de aankoopdienst bij de leverancier kunnen worden besteld. HospitalAX zorgt daarbij voor een naadloze overgang van de bestelaanvraag tot de effectieve bestelling.

Aankoopcontracten en abonnementen met vast leverschema

Contracten en abonnementen met een vast leverschema worden doorheen het ganse proces van negotiatie, activering en opvolging van de effectieve leveringen ondersteund. De gerelateerde aankoopbestellingen kunnen manueel of automatisch aan de betreffende aankoopcontracten worden gelinkt.

Offerteaanvragen en aankooporders

Offerteaanvragen en aankooporders kunnen op diverse manieren (mail, fax, XML, EDI…) bij de betrokken leveranciers worden geplaatst en van elektronische handtekeningen worden voorzien. De volledige aankoopprocedure van goederen en diensten kan in overeenkomst met het in de wet voorziene voorkomingsbeleid (Codex en ARAB) worden opgezet. Bijkomend kan ook de procedure van overheidsopdrachten worden opgevolgd.

Integratie van aanvraag tot facturatie

Het volledige aankoopproces wordt centraal ondersteund en bewaakt, van aanvraag tot en met facturatie. Goederen en diensten, contracten, prijsafspraken en leveranciers worden niet alleen operationeel maar ook strategisch beheerd om zo tot een kwalitatieve en kostvriendelijke dienstverlening te komen, met een gelijke behandeling van leveranciers. 

Goedkeuringsworkflows

HospitalAX bevat de registratie van interne bestelaanvragen van de verschillende diensten. Daarbij bestaat de mogelijkheid dat budgethouders en eventueel adviserende diensten - zoals Aankoop, Preventie, Technische Dienst en ICT - via een geïntegreerde goedkeuringsworkflow hun goedkeuring geven. Goedgekeurde aanvragen leiden daarna tot aankoop- of interne orders.

Webportaal voor leveranciers

Via het webportaal kan de leverancier zijn gegevens onderhouden (profiel- en contactgegevens, productgegevens, catalogus…) en eigen relevante transacties consulteren, beantwoorden of registreren (RFQ, aankooporders, ontvangsten, facturen, vragenlijsten…).

Rapportering met betrekking tot het aankoopproces

Het aankoopproces maakt deel uit van een doorgedreven rapportering. Aankoop gerelateerde kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) worden opgevolgd en inzichtelijk gemaakt. Een voorbeeld hiervan zijn de statistieken over leveranciersperformantie. Deze kunnen belangrijke inzichten verschaffen over onder meer besteldoorlooptijden, afwijkingen op bestelafspraken of contracten en de kwaliteit van de leveringen.