Financieel Beheer

De financiële module van HospitalAX biedt alle nodige functionaliteiten die een transparant financieel beheer mogelijk maken via geautomatiseerde transversale werkstromen. Het is een open platform met verregaande integratiemogelijkheden.

Algemene boekhouding

HospitalAX beschikt over sectorspecifieke functies voor het voeren van een algemene boekhouding in een ziekenhuis waardoor basisgegevens, zoals rekeningschema, wisselkoersen, definitie kalenders, slechts eenmaal moeten worden opgezet voor verschillende instellingen. 

Analytische boekhouding

De analytische dimensies kostenplaats en kostenelement (suffix) zijn standaard voorzien in HospitalAX. Indien gewenst of vereist, kunnen extra analytische dimensies worden toegevoegd. Via standaard rapporten kunnen alle analytische dimensies worden opgevolgd. De module kostprijsboekhouding beschikt over uitgebreide opmaak- en simulatiemogelijkheden voor de verdeling van indirecte kosten en opbrengsten over definitieve kostenplaatsen ten behoeve van het beddenlaken. 

Crediteurenbeheer

Naast het onderhouden, opvolgen en betalen van crediteuren, schenkt HospitalAX bijzondere aandacht aan het proces voor het ingeven van aankoopfacturen.  Onderdeel hiervan is het koppelen van de gescande factuur en het gebruik van een workflow voor het goedkeuringsproces van o.a. prijs- en hoeveelheidsverschillen op aankoopfacturen. 

Budgetten

Budgetten kunnen via de bidirectionele integratie met MS Excel op een eenvoudige wijze worden ingelezen. Ze kunnen worden gedefinieerd op kosten- en opbrengstrekeningen alsook op alle analytische dimensies.

Men kan een onderscheid maken tussen oorspronkelijk budget, revisies, overboekingen… Op basis van deze budgetten kan een budgetcontrole worden geactiveerd waarbij het beschikbare budget wordt gecontroleerd vanaf de aanvraag tot en met de boeking van de factuur. Daarnaast kunnen ook meer gedetailleerde budgetten op kosten- en investeringsprojecten worden gedefinieerd. De budgetcontrole kan zo instaan voor kostenbewaking op beide niveaus. 

Subsidiebeheer

Het subsidiebeheer ondersteunt naast de VIPA-financiering ook diverse andere subsidie- en financieringsbronnen zoals Biobank, interne investeringsfondsen, bouwfondsen, ... Ze kunnen daarbij aan specifieke projecten en/of vaste activa worden gekoppeld. 

Investeringen en vaste activa

Investeringen en vaste activa zijn aangepast aan de sectorspecifieke regels. De volledige cyclus vanaf de investeringsaanvraag, over de investeringsgoedkeuring, de goederenontvangst, alsook de verwerking van aankoopfacturen voor goederen en diensten, de afschrijvingen, de herwaarderingen tot en met de buitengebruikstelling of verkoop wordt ondersteund.

Leningenbeheer

Het leningenbeheer vereenvoudigt de dagelijkse en periodieke boekhoudactiviteitenzoals het boeken van schulden en interesten, het overboeken van langetermijn- naar kortetermijnschulden en het verwerken van interestherzieningen. De door de financiële instellingen aangeleverde en eventueel gereviseerde aflossingstabellen kunnen geïmporteerd worden wat verregaande simulaties en meerjarige overzichten toelaat. De kosten veroorzaakt door leningen kunnen automatisch worden verdeeld over de ziekenhuiskostenplaatsen. Dit gebeurt volgens de gekoppelde investeringsprojecten ofwel op basis van de gekoppelde vaste activa of vaste verdeelsleutels. 

Debiteurenbeheer

Het debiteurenbeheer is uitgebreid om aan de zeer specifieke behoeften rond opvolging van patiënten, mutualiteiten, verzekeringen en dokters te kunnen voldoen. Zo is er een verregaande integratie met het tarificatie- en patiëntadministratiepakket via tekstbestanden en HL7-communicatie (verbruiken, facturatie en voorschotten, honoraria, actuele gegevens debiteuren met terugkoppeling van de solvabiliteit naar het ADT). 

Daarnaast zijn ook de volgende functionaliteiten voorzien: 

  • Terugbetaling aan patiënten 
  • Aanmaningen van patiënten, mutualiteiten en dokters via aparte aanmaningsprofielen 
  • Tijdelijke of definitieve blokkering van vorderingen 
  • Gezinsgerelateerde afbetalingsplannen 
  • Opvolgingslijsten voor derden (advocaten, deurwaarders en incassobureaus)

Doordat de volledige klantenopvolging vanuit één venster kan gebeuren, wordt de gebruiksvriendelijkheid extra onderstreept.

Bank- en kasbeheer

Betalingsbestanden voor zowel crediteuren als artsen kunnen automatisch worden aangemaakt voor verdere verwerking door de bank via Isabel. Voor de verwerking van de bankrekeninguittreksels die als CODA-bestand worden ontvangen via Isabel is er een uitgebreide geautomatiseerde aanzuiveringsfunctionaliteit. Ook het beheer van meerdere manuele bank- en kasdagboeken is voorzien.

Wettelijke en sectorspecifieke rapportering

Wettelijke en ziekenhuisspecifieke rapportering wordt volledig ondersteund: btw-aangifte, Intrastat-aangifte, jaarrekening model NBB, fiscale fiches, Finhosta... Daarnaast biedt HospitalAX ook de mogelijkheid om uitgebreide ziekenhuisspecifieke rapporteringen op te zetten.